FAQ Offentlighetsprincipen

1 Kommentar 22 februari 2012

Vad är offentlighetsprincipen?

I Sverige finns det en mängd myndigheter som arbetar på uppdrag av de folkvalda i riksdagen och regeringen, alltså på uppdrag av oss. De sköter statens gemensamma funktioner – fördelar skattemedel, tar hand om sjuka, utbildar barn och unga, jagar brottslingar, delar ut bidrag, bygger vägar, kontrollerar handel och mycket annat. Exempel på myndigheter är Polisen, Skatteverket, Högsta domstolen, barnombudsmannen, Socialstyrelsen, Ungdomsstyrelsen och kommunala skolor (men inte fristående skolor).

I sitt arbete samlar myndigheterna på sig en massa information om oss medborgare. När de fattar beslut som får konsekvenser för enskilda personer kallas det myndighetsutövning, till exempel när skolor ger betyg eller domstolar dömer. Eftersom myndigheterna har så stor makt över våra liv har vi genom offentlighetsprincipen rätt till insyn i deras arbete.

Offentlighetsprincipen regleras i grundlagarna och består egentligen av tre olika delar:

  • Handlingsoffentlighet ger dig rätt att ta del av allmänna handlingar som förvaras vid myndigheterna.
  • Partsoffentlighet ger dig rätt att ta del av information som myndigheterna har samlat på sig om dig.
  • Förhandlingsoffentlighet ger dig rätt att närvara vid domstolsförhandlingar eller när riksdagen, kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige sammanträder.

Varför offentlighet?

Offentlighetsprincipen finns till för att motverka maktmissbruk och korruption bland dem som har hand om våra gemensamma tillgångar. Andra bra poänger med öppen insyn i myndigheternas arbete är att det försvårar slöseri med pengar, ökar effektiviteten och avslöjar fusk och fiffel. Tack vare offentlighetsprincipen kan vi kontrollera att myndigheterna följer de regler de ska följa och att alla får en lika och rättvis behandling.

Är allt offentligt?

Nej. Principen är att så mycket som möjligt ska vara offentligt, undantagen specificeras i offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Öppenhet att granska makten, sekretess för att skydda enskildas privatliv, det är den svåra balansgång som offentlighetsprincipen handlar om.

Undantagen från offentlighetsprincipen är många och krångliga, men låt det inte hindra dig när du begär ut allmänna handlingar. Grundprincipen står fast och det är alltid upp till myndigheten att motivera varför och om något är hemligt, med hänvisning till rätt lagparagraf. Olika myndigheter följer olika sekretessbestämmelser, och en uppgift som är hemlig på ett ställe kan vara offentlig på en annan.

Vad är allmänna handlingar?

Handlingsoffentligheten bygger helt och hållet på begreppet allmän handling. Det är en juridisk term som kräver lite förklaring. En handling är en skrift eller bild eller vad som helst som innehåller information – betyg, kvitton, videofilmer, e-post, mötesprotokoll, ljudupptagningar, post, anteckningar, utredningar, beslut, rapporter, sms, databaser, statistik, anmälningar… Det är omöjligt att räkna upp eller förutspå alla sätt som det går att lagra information på, alltså är definitionen vid: Bär det på information så är det en handling. För att en handling ska vara allmän ska den vara förvarad på en myndighet och antingen inkommen dit eller upprättad där.

När är en handling ”förvarad” på en myndighet?

En handling är förvarad på en myndighet om den rent fysiskt finns inom myndighetens lokaler. Också om handlingen är utlånad eller om en tjänsteman på myndigheten har tagit den med sig hem räknas den som förvarad på myndigheten. Handlingar som enbart kan uppfattas med hjälp av tekniska hjälpmedel är förvarade på myndigheten om personalen har möjlighet att ta fram och läsa av innehållet på plats. Handlingar som arkiverats eller låsts in ska alltid göras tillgängliga när någon frågar efter dem. Handlingar får inte förstöras, ändras eller lämnas bort efter att de har begärts ut.

När är en handling ”inkommen” till en myndighet?

Så fort en handling har kommit fram till en myndighet, med post, e-post, fax, bud, personligen eller på annat sätt, är den inkommen. Tjänstemän som arbetar på myndigheten fungerar som förlängda armar av myndighetens verksamhet. Handlingar som lämnas direkt till tjänstemän blir också omedelbart inkomna, oavsett var de råkar befinna sig för tillfället. Handlingar kan skickas inom en myndighet utan att bli allmänna, men så fort de skickas till en annan myndighet blir de inkomna där och kan begäras ut. Endast handlingar som rör myndighetens arbete är allmänna, privata brev förblir privata även om de har skickats till myndigheten. Omvänt gäller att brev som skickas till tjänstemännens privata adresser ändå är allmänna handlingar om de rör tjänsten. Det ska inte gå att lura systemet genom att undvika myndighetens brevlåda.

När är en handling ”upprättad” på en myndighet?

En massa handlingar tillverkas hela tiden på myndigheterna och så fort de har upprättats blir de allmänna. Handlingar upprättas genom att de till exempel undertecknas, skickas iväg, slutbehandlas eller justeras. Så länge handlingarna inte är upprättade räknas de som arbetsmaterial och är otillgängliga för journalister och andra. Men om myndigheten skickar iväg en handling under arbetets gång blir den upprättad även om ärendet inte är avslutat. När ett ärende avslutas upprättas också allt underlag som har legat till grund för beslutet. Handlingar som inte är del av något ärende räknas som upprättade så snart de är färdigställda och inte kommer att förändras mer. Register och diarier som regelbundet uppdateras upprättas i samma takt som de fylls på, de blir omedelbart allmänna handlingar. Domar upprättas vid den tidpunkt de förkunnas.

Vad är sekretess?

Sekretess är undantag från offentlighetsprincipen som får göras bland annat med hänsyn till rikets säkerhet, för att förhindra brott eller för att skydda den personliga integriteten. Utgångspunkten är att så lite som möjligt ska vara hemligt. Undantagen räknas upp i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) som är rätt krånglig att sätta sig in i. Som tur var är det inte ditt jobb, utan myndigheternas (även om det förstås kan vara smart att ha koll på vad som gäller).

Om myndigheten hänvisar till sekretess när du begär ut allmänna handlingar ska du be att få ett skriftligt avslagsbeslut med motivering. Då tvingas de leta reda på den paragraf i offentlighets- och sekretesslagen som de stödjer sitt beslut på. Hittar de ingen sådan paragraf måste den allmänna handlingen lämnas ut.

Varje gång någon begär ut en handling måste en ny sekretessprövning ske. Olika myndigheter följer olika sekretessbestämmelser. En uppgift som är hemlig på en myndighet kan vara offentlig på en annan.

Varför har olika myndigheter olika sekretessbestämmelser?

Det beror på att de följer olika så kallade skaderekvisit i sina bedömningar. Uppgifter som är harmlösa i ett sammanhang kan vara känsliga i ett annat beroende på om de kan orsaka skada för den utpekade. Skillnaden i skaderekvisit på olika myndigheter beror också på att behovet av insyn skiljer sig beroende på hur stor makt myndigheten har. Lagstiftaren har till exempel bedömt behovet av insyn vara större hos polisen än hos socialtjänsten.

Vad är ”rakt skaderekvisit”?

Rakt skaderekvisit innebär att uppgifterna är hemliga bara »om det finns skäl att anta att den enskilda lider men om uppgifterna röjs«. Goda skäl att avslå begäran krävs. Myndigheten måste motivera sitt beslut. Det här är den vanligaste formen av sekretess.

Vad är ”omvänt skaderekvisit”?

Omvänt skaderekvisit innebär att uppgifterna är hemliga »om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde lider men«. Detta är en stark sekretess som gäller till exempel patientjournaler eller inom skolhälsovården och som bara kan lyftas i särskilda fall. Myndigheten kommer att fråga vad du ska använda uppgifterna till och göra sin bedömning utifrån det specifika fallet. Det är upp till dig att bevisa att det inte kommer att orsaka skada för personen X ifall du får ta del av uppgifterna.

Vad gäller för sekretessregler i skolan?

Många av de allmänna handlingar som förvaras på kommunala skolor är offentliga. Skolans verksamhet delas upp i undervisning och elevvård. För undervisningsrelaterad verksamhet råder vanligtvis ingen sekretess – betyg, närvaro, scheman och allt annat som hör till den vanliga undervisningen är offentligt. Detsamma gäller till exempel utvärderingar och individuella utvecklingsplaner, så länge de inte innehåller känsliga uppgifter om elevernas hälsa och privatliv – i sådant fall ska en sekretessprövning göras innan de lämnas ut. Prov kan däremot vara sekretessbelagda.

Inom den elevvårdande verksamheten råder stark sekretess (omvänt skaderekvisit) för uppgifter som rör den enskildes hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden inom skolhälsovården och hos kurator och psykolog. Sådana uppgifter lämnas bara ut om det står klart att uppgifterna kan röjas utan att det skulle orsaka skada för eleven eller elevens närstående.

Den svagare graden av sekretess (rakt skaderekvisit) gäller för uppgifter om enskildas personliga förhållanden inom elevvården i övrigt. Uppgifterna lämnas normalt ut, om det inte finns anledning att anta att eleven skulle lida men av röjandet. Det kan till exempel handla om avstängningar och andra disciplinära åtgärder.

De flesta sekretessbelagda uppgifter inom skolan kan lämnas ut i avidentifierat skick eller med fullmakt från den uppgifterna berör.

Hur kan man kringgå sekretessen?

Det är uppgifter i allmänna handlingar som kan vara sekretessbelagda, inte hela handlingen. Om myndigheten hänvisar till sekretess kan du begära att få ta del av handlingen »i övrigt« (även kallat »tvättad«) – det vill säga med de sekretessbelagda uppgifterna borttagna, överstrukna eller maskerade. Informationen som blir kvar kan mycket väl räcka för att bevisa det du är ute efter eller ge ledtrådar till var du ska leta vidare. Ett sätt att kringgå sekretessen är att skaffa en fullmakt från den som uppgifterna berör. Fullmakten är ett underskrivet papper som ger dig samma rättigheter att ta del av hemliga uppgifter som personen själv (i enlighet med partsoffentligheten). På så sätt kan du till exempel följa upp tips från någon som anser sig felaktigt behandlad av en myndighet. Ytterligare ett sätt att kringgå sekretessen är att skaffa sig vänner på insidan. Myndighetsanställda får lämna ut hemliga uppgifter muntligen till journalister med stöd av meddelarfriheten. Det kommer de inte att göra utan goda motiv eller förtroende för dig och ditt uppdrag. Det är upp till dig att övertyga tjänstemannen om att syftet är gott och viktigt. Häri ligger journalistisk talang och kreativa lösningar. Kanske kan du göra tjänstemannen till din medhjälpare genom att avslöja vad du gräver om, övertyga genom att hänvisa till ditt goda rykte som journalist, eller påpeka hur viktigt det är att allmänheten får reda på detaljerna i den historia du är på väg att veckla ut. Meddelarfriheten är en säkerhetsventil, men gäller inte för det som kallas kvalificerat hemliga uppgifter, så lova inget skydd om du inte är säker på vilken grad av sekretess som gäller för uppgifterna.

Vem kan begära ut allmänna handlingar?

Vem som helst. Offentlighetsprincipen har ingen åldersgräns och gäller också för utländska medborgare. Så länge man kan formulera sig någorlunda tydligt är myndigheterna skyldiga att svara på ens begäran.

Hur begär man ut allmänna handlingar?

Är det bara att knalla upp till myndigheten och be att få kolla på deras papper? Ja, så kan man göra. Man kan också ringa eller skriva till myndigheten med sin begäran. Det viktigaste är att veta vad man letar efter. Försök ringa in de allmänna handlingarna du är ute efter i en tydligt formulerad skriftlig begäran. Om begäran är vagt eller slarvigt skriven ger du myndigheten en ursäkt att strunta i den (vilket de naturligtvis inte får, de måste ändå svara på din begäran och be dig att precisera bättre). En väl formulerad begäran ställer mycket höga krav på myndigheten att leta rätt på det du är ute efter.

Det lönar sig att vara trevlig, påläst och rak. Om din begäran är tydlig måste myndigheten ta itu med den genast, lämna ut handlingen skyndsamt och ge en skriftlig motivering med hänvisning till offentlighets- och sekretesslagen om de nekar dig att ta del av den allmänna handlingen. Akta dig för bortförklaringar och luddiga svar! Tjänstemännen kan vara osäkra på reglerna eller rädda för att göra fel, i sådant fall kommer de att göra allt de kan för att göra sig av med dig. Stå på dig, det är din rättighet att vara där och rota i deras papper, de måste gilla läget.

Hur kan man formulera en begäran?

Här är ett exempel på hur du kan formulera dig när du begär ut allmänna handlingar. Det är en mall som kan hjälpa dig att vara tydlig och underlätta handläggningen av din begäran, men du kan såklart formulera dig på många olika sätt och ändå förvänta dig svar.

Begäran om kopia av allmän handling (2 kap.13 § TF)

Till Skolinspektionen. Plats och datum.

Jag skulle vilja begära ut kopior av alla anmälningar som har inkommit till Skolinspektionen om X-skolan sedan januari 2011.

Om handlingarna innehåller uppgifter som skyddas av sekretesslagen önskar jag ta del av dem i övrigt, enligt 2 kap. 12 § TF.

Jag är beredd att betala vad det kostar, enligt fastställd avgift, men om det rör sig om fler än X sidor vill jag att ni kontaktar mig innan ni verkställer begäran.

Observera att begäran ska behandlas skyndsamt. Kontakta mig genast om något i denna begäran är oklart.

Jag önskar att få kopiorna skickade till följande adress:

Med vänliga hälsningar,

(e-postadress och telefonnummer)

Hur preciserar man sin begäran?

Här är några exempel på hur du kan precisera din begäran.
  • Person: Handling som visar hur mycket X betalade i skatt förra året.
  • Tid: Alla anmälningar som kommit in till Solinspektionen mellan den 1 och 15 februari 2012.
  • Ärende: Alla handlingar som rör upphandlingen av skolmatsleverantör.
  • Typ av handling: Ett protokoll från valfritt föräldramöte.
  • Grupp av handlingar: Dagens inkomna post.
  • Diarium eller register: Skolverkets lärarregister.
  • Avsändare: Alla inkomna brev från X.
  • Mottagare: Alla brev som skickats till X.
  • Distributionssätt: Alla sms som skickats.
  • Förvaringssätt: Vad har rektorn i sin byrålåda?
  • Diarienummer: Kopia av handling med diarienummer 389-2006.
  • Datum: Kopia av alla inkomna handlingar från den 3 januari 2012.

Vad är diarier och register?

Myndigheterna måste hålla ordning på sina handlingar. Vanligtvis sköts det så att en registrator för diarium (ett slags dagbok) över alla inkomna och upprättade handlingar vid myndigheten. Nyckeluppgifter samlas i olika register. Diarier och register som uppdateras allt eftersom upprättas i samma takt som de fylls på. Du kan be att få läsa igenom diariet för att se om något intressant har kommit in till myndigheten.

Det är inte själva diarieföringen som avgör vilka handlingar som är allmänna, den är bara till för att det ska vara lättare att hitta handlingarna. Räkna med att många myndigheter slarvar och att post som skickas direkt till tjänstemännen kanske inte registreras hos myndighetens centrala registrator.

Hur länge ska man behöva vänta?

Det finns flera sätt att begära ut allmänna handlingar som ställer olika krav på myndigheterna. Om du ber att få reda på en uppgift ur en allmän handling kan du få vänta längre än om du begär ut hela handlingen. Då kan tjänstemannen nämligen hänvisa till »arbetets behöriga gång« och skylla på tidsbrist (men de måste ändå ta itu med din begäran förr än senare). Om du istället begär ut hela handlingen måste myndigheten avbryta allt annat arbete, ta itu med din begäran genast och lämna ut handlingarna skyndsamt. Det betyder att du inte ska behöva vänta mer än någon dag, beroende på hur omfattande din begäran är. Dröjer det längre kanske det är dags att påminna om att du väntar. Myndigheten kan få kritik av justitieombudsmannen om de dröjer för länge med att lämna ut allmänna handlingar.

Kan man få kopior på handlingarna?

Ja. Du kan begära ut allmänna handlingar och läsa dem på plats på myndigheten, men du har också rätt att ta med dig kopior av handlingarna hem. De första nio kopiorna är gratis, den tionde kostar 50 kronor och därefter kostar varje kopia 2 kronor.

Måste man säga vem man är och vad man ska ha uppgifterna till?

Du har rätt att vara anonym när du begär ut handlingar. Myndigheten får inte fråga vem du är eller vad du ska med informationen till om uppgifter i handlingen inte är sekretessbelagda. Men om du inte har någon särskild anledning att hålla dig anonym kan du tjäna på att vara tillmötesgående ifall tjänstemannen frågar. Det räcker att säga att du är journalist och arbetar med ett reportage, vilket inger förtroende till skillnad från »galen stalker som vill hämnas på sitt ex«.

Vad kan man göra om man inte får ut handlingen?

För det första, nöj dig inte med en ursäkt eller bortförklaring utan kräv ett skriftligt avslagsbeslut. Det innebär att myndigheten måste motivera avslaget med en specifik i paragraf i offentlighets- och sekretesslagen. Då kan du vara säker på att din begäran går vidare till någon som verkligen har koll på reglerna. Skulle du ändå få ett avslag finns det fortfarande andra vägar att gå, särskilt om uppgifterna du är ute efter är avgörande för ditt scoop. Försök få ut handlingen i avidentifierat skick, »tvättad« från sekretessbelagda uppgifter, eller med fullmakt. Övertyga tjänstemannen att lämna ut innehållet muntligt under skydd av meddelarfriheten. Gör efterforskningar och försök ta reda på om uppgifterna du letar efter kan finnas på någon annan myndighet. Du har också möjlighet att överklaga avslagsbeslutet till Kammarrätten. Det är gratis men kan ta tid. Rådfråga en jurist innan du tar steget. Föreningen Grävande journalister samlar överklaganden och avgöranden i frågor som rör offentlighetsprincipen i Öppenhetsbanken på sin hemsida.

Var börjar jag?

Det är svårt att begära ut handlingar man inte känner till. Därför kräver grävandet med offentlighetsprincipen en hel del detektivarbete och envishet. Ett bra ställe att börja är Föreningen Grävande journalisters lathund i personresearch som finns att läsa under rubriken Verktyg på deras hemsida. Med hjälp av lathunden kan du lätt ta reda på offentliga uppgifter om vem som helst – var personen bor, hur mycket den tjänar, om den har varit gift, är straffad, sitter i en styrelse, har betalningsanmärkningar, emigrerat, gått i konkurs, vad den fått i betyg, var den gick i skolan, vad den betalat i skatt… Personresearch kan ge dig material till en hel artikel. En klassiker är att undersöka om en politiker eller känd profil lever som den lär eller har några skelett i garderoben. Du kan också använda personresearch till att ta reda på mer om en person som du ska intervjua, eller för att jämföra olika fakta med varandra.

Lite annorlunda är det när du har en specifik fråga du vill undersöka. Då gäller det att börja med att definiera vad det är du vill ta reda på, vad du ska bevisa, eller vad du undrar. Har det blivit bättre eller sämre på skolan sedan renoveringen? Varför är skolmaten så dyr? Har kommunpolitikerna verkligen satsat på ungdomskultur som de lovade före valet? Avgränsa ditt gräv till en hypotes som du ska undersöka: »Det har kommit färre klagomål på skolan sedan renoveringen« eller »Skolmaten är dyr därför att storköken slänger så mycket rester« eller »Kommunpolitikerna har inte satsat en krona mer på ungdomskultur än före valet«.

Nu måste du ta reda på vilka myndigheter som kan ha någonting med saken att göra och vilka slags handlingar de förvarar i sina arkiv. Du börjar med att vara frågvis och kartläggande. Fråga om rutiner, möten, handläggningstider, regelverk, statistik, register, beslutsvägar, vem som bestämmer vad och hur myndigheterna samarbetar med varandra. Arbeta dig utifrån och in, nerifrån och upp. Vilka handlingar registreras och hur? Vilka diarier och register finns det? Prata med alla som har någonting med saken att göra, kanske snubblar du över tips på vägen. Vet du inte exakt vad du letar efter kan du försöka ringa in handlingarna på något annat sätt (se tipsen om hur du kan precisera din begäran). Om du vet exakt vad du letar efter men inte vill väcka misstankar eller avslöja att du har fått ett tips från insidan begär du såklart ut en massa andra handlingar samtidigt och »råkar« snubbla över ditt scoop.

Lokaltidningsjournalister som regelbundet rapporterar om politiska beslut och händelser på den egna orten gör det ofta till rutin att knalla upp på kommunens kontor och ögna igenom diariet för att se efter om något ovanligt, intressant eller betydelsefullt har registrerats. En journalistklassiker är att helt enkelt be att få titta på dagens post.

Har du ont om idéer om vad du ska gräva i är det klassiska tipset att slå upp en dagstidning och leta efter nyheter att följa upp i din egen kommun, på din egen skola eller bland dina vänner. Försök hitta den lokala vinkeln på riksnyheter. Inspireras av andra grävande journalister, remixa ett reportage, kopiera dramaturgin, samla på tips och metoder. Tidskriften Scoop brukar intervjua journalister om hur de har arbetat med särskilt lyckade gräv, lär dig av proffsen!

Trackbacks/Pingbacks

  1. Att gå ur Facebook och att fejka sin död | Michelle Winter - 29 oktober, 2013

    […] Media har beskrivit det lite noggrannare men på ett lättförståeligt sätt, läs gärna här: http://www.ungmedia.se/faq-offentlighetsprincipen/. Offentlighetsprincipen innebär alltså att jag som privatperson kan begära ut material och […]

Dela din åsikt

Kommentera

FÅ VÅRT NYHETSBREV

© 2014 Ung Media Sverige. Powered by WordPress.

Daily Edition Theme by WooThemes - Premium WordPress Themes